Cancellation
& Refund
Policy
RESERVATIONS THROUGH THIRD-PARTY BOOKING ENGINES (OTAs)
Reservations made through third-party booking platforms or online travel agencies (OTAs), including but not limited to Booking.com, Expedia, Mr & Mrs Smith, and other similar platforms, are subject to the booking, payment, modification, cancellation, and refund terms and conditions displayed and accepted by the guest on the respective platform at the time of booking.
Each OTA operates independently from Octavia Casa and may have its own policies, payment procedures, cancellation deadlines, refund conditions, and applicable fees.
Guests who book through an OTA must manage any modifications, cancellations, or refund requests directly through the platform where the reservation was made, following the procedures established by that platform.
In the event of any difference between the terms presented by the OTA and Octavia Casa's direct booking policies, the terms and conditions accepted by the guest through the platform where the reservation was made will govern that reservation.
GUARANTEE OF RESERVATION
Reservations made directly with Octavia Casa are only considered confirmed and guaranteed once the required payment has been successfully completed.
Reservations made through third-party booking platforms are subject to the payment and guarantee conditions established by the respective platform.
CANCELLATION & REFUND POLICY
This Cancellation & Refund Policy applies to reservations made directly with Octavia Casa, unless otherwise stated in the applicable booking terms.
Cancellations Made More Than 14 Days Before Check-In
Reservations cancelled more than 14 days prior to the check-in date are eligible for a refund.
For reservations paid by credit card, an 8% non-refundable credit card processing cost will be deducted from the refundable amount. Therefore, guests paying by credit card will receive 92% of the amount paid as their refund.
Cancellation requests must be submitted by email to host@octaviacasa.mx and must be sent from the email address associated with the reservation.
Cancellations Made 5–14 Days Before Check-In
Cancellations made between 5 and 14 days prior to the check-in date are subject to a 50% cancellation penalty.
The remaining 50% of the booking amount is eligible for a refund, less the applicable 8% credit card processing cost deducted from the refundable amount for reservations paid by credit card.
For example, if the booking amount is $10,000, the 50% cancellation penalty is $5,000. The remaining $5,000 is eligible for a refund, less the 8% processing cost ($400), resulting in a $4,600 refund.
Cancellations Made Less Than 5 Days Before Check-In
Cancellations made less than 5 days prior to the check-in date are non-refundable, and 100% of the booking amount will be charged.
No-Shows
Reservations are non-refundable in the event of a no-show, and 100% of the booking amount will be charged.
CREDIT CARD PROCESSING COST
For cancellations where a refund is applicable, an 8% credit card processing cost will be deducted from the refundable amount for reservations paid by credit card.
This cost represents the payment processing fees charged by our credit card payment processor in connection with both the original charge and the processing of the refund.
Octavia Casa does not retain any portion of this amount. The full amount is paid to the payment processor and is therefore non-refundable.
SPECIAL RATES & NON-REFUNDABLE OFFERS
Special rates, promotional rates, house buy-outs, group reservations, and other special booking arrangements may be subject to specific cancellation, payment, and refund conditions, which will be disclosed at the time of booking.
By making a reservation under a special rate or special booking arrangement, the guest agrees to the specific terms applicable to that reservation.
For further information regarding a specific rate or booking arrangement, please contact us directly at host@octaviacasa.mx.
Non-refundable rates and offers are charged 100% at the time of booking and are not eligible for cancellation refunds.
COMMUNICATION & CANCELLATION REQUESTS
Guests are responsible for providing accurate and up-to-date contact information when making a reservation to facilitate timely communication regarding their booking, including cancellations or modifications.
For direct reservations, all cancellation requests must be submitted by email to host@octaviacasa.mx. The request must be sent from the email address associated with the reservation.
The applicable cancellation policy will be determined based on the date and time the cancellation request is received by Octavia Casa.
RESERVACIONES A TRAVÉS DE PLATAFORMAS DE RESERVACIÓN DE TERCEROS (OTAs)
Las reservaciones realizadas a través de plataformas de reservación de terceros o agencias de viajes en línea (OTAs), incluyendo, entre otras, Booking.com, Expedia, Mr & Mrs Smith y otras plataformas similares, estarán sujetas a los términos y condiciones de reservación, pago, modificación, cancelación y reembolso que sean mostrados y aceptados por el huésped en la respectiva plataforma al momento de realizar la reservación.
Cada OTA opera de manera independiente de Octavia Casa y puede contar con sus propias políticas, procedimientos de pago, plazos de cancelación, condiciones de reembolso y cargos aplicables.
Los huéspedes que realicen una reservación a través de una OTA deberán gestionar cualquier modificación, cancelación o solicitud de reembolso directamente a través de la plataforma en la que se realizó la reservación, siguiendo los procedimientos establecidos por dicha plataforma.
En caso de existir alguna diferencia entre los términos presentados por la OTA y las políticas de reservación directa de Octavia Casa, los términos y condiciones aceptados por el huésped a través de la plataforma en la que realizó la reservación serán los aplicables a dicha reservación.
GARANTÍA DE LA RESERVACIÓN
Las reservaciones realizadas directamente con Octavia Casa se considerarán confirmadas y garantizadas únicamente una vez que el pago requerido haya sido realizado y procesado exitosamente.
Las reservaciones realizadas a través de plataformas de reservación de terceros estarán sujetas a las condiciones de pago y garantía establecidas por la respectiva plataforma.
POLÍTICA DE CANCELACIÓN Y REEMBOLSO
Esta Política de Cancelación y Reembolso aplica a las reservaciones realizadas directamente con Octavia Casa, salvo que se indique lo contrario en los términos específicos aplicables a la reservación.
Cancelaciones realizadas con más de 14 días de anticipación al check-in
Las reservaciones canceladas con más de 14 días de anticipación a la fecha de check-in son elegibles para un reembolso.
En el caso de reservaciones pagadas con tarjeta de crédito, se deducirá del monto reembolsable un 8% correspondiente al costo no reembolsable de procesamiento de la tarjeta de crédito. Por lo tanto, los huéspedes que hayan pagado con tarjeta de crédito recibirán un reembolso equivalente al 92% del monto pagado.
Las solicitudes de cancelación deberán enviarse por correo electrónico a host@octaviacasa.mx y deberán ser enviadas desde la dirección de correo electrónico asociada con la reservación.
Cancelaciones realizadas entre 5 y 14 días antes del check-in
Las cancelaciones realizadas entre 5 y 14 días antes de la fecha de check-in estarán sujetas a una penalización del 50% del monto de la reservación.
El 50% restante del monto de la reservación será elegible para un reembolso, menos el 8% correspondiente al costo de procesamiento de la tarjeta de crédito, calculado sobre el monto reembolsable, para las reservaciones pagadas con tarjeta de crédito.
Por ejemplo, si el monto de la reservación es de $10,000, la penalización por cancelación será de $5,000. Los $5,000 restantes serán elegibles para reembolso, menos el costo de procesamiento del 8% ($400), resultando en un reembolso de $4,600.
Cancelaciones realizadas con menos de 5 días de anticipación al check-in
Las cancelaciones realizadas con menos de 5 días de anticipación a la fecha de check-in serán no reembolsables, y se cobrará el 100% del monto de la reservación.
No-show
Las reservaciones serán no reembolsables en caso de no presentarse (no-show), y se cobrará el 100% del monto de la reservación.
COSTO DE PROCESAMIENTO DE TARJETA DE CRÉDITO
En las cancelaciones en las que corresponda un reembolso, se deducirá del monto reembolsable un 8% correspondiente al costo de procesamiento de la tarjeta de crédito, para las reservaciones pagadas con tarjeta de crédito.
Este costo corresponde a las comisiones de procesamiento cobradas por nuestro procesador de pagos con tarjeta de crédito en relación tanto con el cargo original como con el procesamiento del reembolso.
Octavia Casa no retiene ninguna parte de este monto. La totalidad de dicho importe es pagada al procesador de pagos y, por lo tanto, no es reembolsable.
TARIFAS ESPECIALES Y OFERTAS NO REEMBOLSABLES
Las tarifas especiales, tarifas promocionales, rentas exclusivas del hotel (house buy-outs), reservaciones de grupos y otros acuerdos especiales de reservación podrán estar sujetos a condiciones específicas de cancelación, pago y reembolso, las cuales serán informadas al momento de realizar la reservación.
Al realizar una reservación bajo una tarifa especial o bajo cualquier otro acuerdo especial de reservación, el huésped acepta los términos específicos aplicables a dicha reservación.
Para obtener información adicional sobre una tarifa o modalidad de reservación específica, puede comunicarse directamente con nosotros a host@octaviacasa.mx.
Las tarifas y ofertas no reembolsables se cobrarán en su totalidad al momento de realizar la reservación y no serán elegibles para reembolso por cancelación.
COMUNICACIÓN Y SOLICITUDES DE CANCELACIÓN
Los huéspedes son responsables de proporcionar información de contacto correcta y actualizada al momento de realizar su reservación, con el fin de facilitar una comunicación oportuna respecto de su reservación, incluyendo cualquier cancelación o modificación.
Para las reservaciones realizadas directamente con Octavia Casa, todas las solicitudes de cancelación deberán enviarse por correo electrónico a host@octaviacasa.mx. La solicitud deberá ser enviada desde la dirección de correo electrónico asociada con la reservación.
La política de cancelación aplicable se determinará con base en la fecha y hora en que Octavia Casa reciba la solicitud de cancelación.